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Las cinco principales expectativas de los clientes en cuanto a las fechas de cierre de los proyectos

November 10, 2020 by Brent W Peterson

Las cinco principales expectativas de los clientes en cuanto a las fechas de cierre de los proyectos

This entry was posted on November 10, 2020 by Brent W Peterson
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¿Ha tenido alguna vez una experiencia con una compañía que le hizo jurar que nunca volvería?

A pesar de que las empresas deben centrarse principalmente en la satisfacción de las necesidades de sus clientes, casi 1 de cada 4 propietarios de empresas se esfuerzan por cumplir los objetivos y expectativas de los clientes. Además, casi el 60% de las agencias encuestadas en el Informe de Crecimiento de las Agencias de Marketing 2018 dijeron que la adquisición de nuevos clientes era un punto importante de dolor para su organización, y el 16% tenía problemas para retener a los clientes.

Si bien la prestación de un gran servicio al cliente, la oferta de descuentos por lealtad y la provisión de tiempos de respuesta más rápidos pueden ayudar a las empresas a atraer más clientes, lo principal en lo que hay que centrarse es en la gestión de las expectativas de los clientes para todos y cada uno de los proyectos, por pequeños que sean. Al hacer que cada cliente se sienta comprendido, apreciado y escuchado, las agencias pueden desarrollar relaciones más duraderas con los clientes y crear una mejor reputación para su marca. Aquí hay 5 cosas principales que cualquier organización puede hacer para superar las expectativas de los clientes en cuanto a los plazos de los proyectos:

1. Haz preguntas.

Es importante establecer las metas y objetivos clave de cada proyecto lo antes posible. Asegúrate de reunirte con tu cliente y tu equipo para establecer plazos y entregables claros con respecto a los proyectos:

  • Alcance.
  • Línea de tiempo.
  • Fecha de entrega final.
  • Requisitos de entrega y proceso de documentación.
  • Presupuesto.

Usted y su cliente pueden estar entusiasmados por entrar en el proyecto de inmediato, pero hacerlo puede llevar a malentendidos en el futuro. No se preocupe por hacer demasiadas preguntas; esto demuestra que quiere asegurarse de que el proyecto estará a la altura de su cliente.

2. Reciba la opinión de los empleados.

Antes de comprometerse con una fecha límite potencialmente irrazonable del proyecto, asegúrese de que es totalmente consciente de las capacidades de su equipo. "Entienda el flujo de trabajo de los miembros de su equipo", dice Tara Mulhern, gerente de proyecto de WebTek. "Aprendan cuánto pueden manejar a la vez, porque dar a alguien más de lo que puede manejar pondrá en peligro las fechas límite". Tengan en cuenta que un equipo estresado y abrumado simplemente no podrá hacer su mejor trabajo.

3. Establecer los métodos de comunicación preferidos.

Si un cliente quiere cambiar un aspecto de su entrega, si un proceso se retrasa, o si su cliente tiene una pregunta para su equipo, una comunicación eficiente puede hacer toda la diferencia. Pregúntele al cliente qué forma de comunicación prefiere y asegúrese de proporcionarle las actualizaciones periódicas de su proyecto. Enviar un informe semanal de estado por correo electrónico es una forma popular de informar a tu cliente:

  • Qué tareas se completaron la semana pasada.
  • Tareas planeadas para la semana siguiente.
  • Elementos de acción.
  • Actualizaciones de la línea de tiempo del proyecto, presupuesto, u otra información relevante que el cliente deba conocer.

4. Sea honesto cuando surjan retrasos o problemas.

Si cree que el proyecto de un cliente puede verse afectado, no dude en informarle de los posibles riesgos que se avecinan. "Tienes que ser abierto, transparente, honesto y específico", aconseja Ed Schwarz, el vicepresidente de ingeniería de Gorilla Logic. "Cuando surjan problemas inesperados, comunícate cuando tengas información clara y precisa, con los impactos ya pensados al menos a nivel inmediato". Los clientes valorarán su transparencia y rápida comunicación, y serán más comprensivos con la situación si les avisas lo antes posible.

5. Utilizar un marco de matriz simple para mantener los proyectos bajo control.

Los clientes que no entienden realmente todo el trabajo que entra en un cierto tipo de proyecto pueden sugerir rápidamente los cambios o adiciones que les gustaría a medida que la línea de tiempo avanza. Para ayudar a mantener el proyecto en el camino correcto y evitar el deslizamiento del alcance, una gran solución es la creación de una matriz de gestión de expectativas para rastrear el costo, el calendario y el alcance del proyecto.

Para utilizar esta herramienta, primero comparta la matriz con su equipo y cliente para asegurarse de que los datos actuales son correctos. Luego, si el cliente quiere añadir o alterar un elemento del proyecto en el futuro, puede ver cuánto afectará cada cambio a la fecha de entrega y al presupuesto de su proyecto. Esta es una forma sencilla de mantener a todos en la misma página y asegurarse de que su cliente tiene expectativas realistas para su equipo.